RGPD : Comment récolter des e-mails en toute légalité ?

Dernièrement, un de mes clients dans le tourisme m’a demandé comment créer un emailing, n’ayant jamais récolté les adresses e-mails de ses clients. Un problème épineux s’est alors posé à moi : le RGPD. En effet, depuis le Règlement général sur la protection des données, on ne peut plus faire ce qu’on veut avec les e-mails de ses clients ! Aujourd’hui, comment récupérer des e-mails de façon légale en respectant le RGPD ?

Si vous n’avez pas constitué de base de données e-mail avant le RGPD, et ne savez pas comment la créer aujourd’hui, ce qui suit va sûrement vous intéresser.

Rappel : qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est un règlement de l’Union Européenne qui est entré en vigueur le 25 mai 2018 et concerne autant les entreprises privées que publiques. Cela fait presque 2 ans, mais certaines ne sont pas encore à jour concernant la RGPD.

Ce règlement a été mis en place pour renforcer les droits des personnes (droit à la portabilité des données personnelles) et responsabiliser les acteurs qui traitent des données. Les entreprises doivent être transparentes concernant la collecte de données personnelles et prévenir les internautes de leur traitement. Elles doivent obtenir un consentement éclairé de leur part afin de pouvoir les utiliser. Les internautes peuvent refuser de les transmettre, ou demander à ce qu’elles soient supprimées.

En résumé, si vous collectez des données personnelles (et c’est sûr, si vous avez un site internet ou que vous envoyez des e-mails à vos clients), vous devez vous plier à cette directive. Dans cet article, on va se concentrer principalement sur l’e-mailing, puisque c’est la pratique marketing que le RGPD a le plus remis en question. Personnellement, je suis désormais frileuse à l’idée de lancer une newsletter car l’amende peut être importante : 2 à 4% du chiffre d’affaires annuel ! Il faut donc prendre des précautions avant de se lancer.

Consentement obligatoire pour récolter des e-mails

Je parlais de consentement éclairé plus haut : cela concerne évidemment l’obtention des e-mails. Vos adresses e-mail doivent être opt-in, c’est-à-dire que l’internaute a approuvé le traitement de son adresse e-mail dans le but de recevoir une newsletter. Si ce n’est pas le cas : à la poubelle ! Si vous avez ajouté vous-même cette adresse, si la case d’autorisation était pré-cochée ou s’il vous a donné son e-mail pour une autre raison (par exemple, seulement recevoir un livre blanc), vous n’avez pas le droit de l’utiliser et vous risquez une amende.

En bref : vous devez être en mesure de prouver que le propriétaire de chacune de vos adresse e-mails vous a autorisé à la conserver et à lui envoyer votre newsletter.

Comment récupérer des adresses e-mail légalement ?

Il est néanmoins toujours possible de créer des newsletters : de nombreuses entreprises le font ! Il faut simplement s’assurer que les adresses e-mail récoltées l’aient été dans la légalité la plus totale. Voici quelques méthodes pour récupérer des adresses e-mail conformément au RGPD :

Ajouter une case dans vos formulaires de contact

Si vous avez des formulaires de contact sur votre site, c’est le moment de les utiliser. Outre la case à cocher “J’autorise [nom de l’entreprise] à enregistrer mes données”, vous avez parfaitement le droit d’ajouter une seconde case “J’accepte de recevoir la newsletter de [nom de l’entreprise]”. Attention : les cases pré-cochées sont désormais interdites ! L’internaute doit cocher cette case en son âme et conscience, sans y être forcé. Les messages du type “vous ne pouvez pas recevoir notre livre blanc sans vous inscrire à notre newsletter” est TOTALEMENT INTERDIT ! J’insiste sur ce point car j’ai vu de grandes entreprises utiliser ce procédé, même après la mise en oeuvre du RGPD. Peu importe la taille de l’entreprise : si vous vous faites prendre, l’amende sera salée.

Les e-mails que vous récolterez par vos formulaires de contact seront donc opt-in : si l’utilisateur accepte de recevoir votre newsletter, vous pouvez lui envoyer vos e-mails sans avoir peur de vous faire épingler par la CNIL.

Faire signer un formulaire autorisant l’utilisation de l’adresse e-mail

Si vous avez une boutique physique, ou une maison d’hôtes comme mon client, vous rencontrez directement vos clients. Comment récupérer leurs adresses e-mail en étant certain de pouvoir prouver leur consentement ?

C’est très simple : grâce à un formulaire papier.

Proposez à vos clients de recevoir des informations sur votre activité. S’ils sont d’accord, faites-leur remplir un formulaire qui contient leurs coordonnées et surtout, une case à cocher qui prouve qu’il accepte de recevoir votre newsletter. Le formulaire doit être daté et signé. Un accord oral n’aura aucune valeur, gardez en tête que lors d’un contrôle, vous devez prouver à la CNIL que votre client vous a bien autorisé à enregistrer et utiliser son adresse e-mail. Conservez tous vos formulaires papier au même endroit !

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Faire une campagne sur les réseaux sociaux

Sur vos réseaux sociaux, vous pouvez parfaitement proposer à vos abonnés de s’inscrire à votre newsletter via un formulaire créé sur une plateforme d’e-mailing (type Mailchimp ou Sendinblue). Partagez le formulaire dans une publication sur Facebook, Instagram ou LinkedIn, ou dans une campagne de publicité pour toucher une cible plus importante que vos seuls fans.

Proposez votre newsletter sur votre site

C’est la méthode la plus simple : sur la page d’accueil de votre site, intégrez un bouton “Newsletter” pour diriger le visiteur vers votre formulaire d’inscription à la newsletter, ou intégrez directement le formulaire sur votre site, dans le footer par exemple !

Et si un internaute ne veut plus recevoir ma newsletter ?

Si un de vos inscrits ne souhaite plus recevoir votre newsletter, il est dans son droit : il faut supprimer son adresse mail de votre base de données au risque d’être poursuivi par la CNIL (oui, il peut vous dénoncer). Dans ce cas, rendez-vous sur votre plateforme d’e-mailing et enlevez ses coordonnées de votre liste d’e-mails. Ce n’est pas grave : il vaut mieux posséder moins de contacts, mais des contacts qui ouvrent vos mails et s’intéressent à vos offres qu’une base de données énorme mais inutile !

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